دليل المستخدم | مجموعة العسافي

مقدمة عن النظام

نظام إدارة العقود هو منصة رقمية متكاملة تُتيح لشركة العسافي للاستثمار:

📄 إنشاء عقود شراكة استثمارية وودائع بشكل رقمي موحّد.
✍️ توقيع العقود إلكترونياً من الموظف والعميل والمدير.
🔍 التحقق من هوية العميل عبر البصمة الحيوية والصورة الحية.
📎 إدارة المرفقات والوثائق المرتبطة بكل عقد.
🔔 تتبع تواريخ الانتهاء وتلقي التنبيهات قبل أوانها.
📋 مراجعة سجل كل الأنشطة بشكل مفصّل لأغراض التدقيق.

جميع البيانات الحساسة (صور البصمة، التوقيعات) مُشفّرة تشفيراً عسكرياً (AES-256-GCM) ولا يمكن الاطلاع عليها إلا من خلال النظام.

تسجيل الدخول والخروج

تسجيل الخروج

اضغط على زر "تسجيل الخروج" في أسفل القائمة الجانبية. يُوصى بتسجيل الخروج دائماً عند مغادرة الحاسوب لحماية بيانات الشركة.

التنقل في النظام

بعد تسجيل الدخول ستجد القائمة الجانبية على اليمين تحتوي على:

لوحة التحكم — ملخص سريع للعقود والإحصائيات

إدارة العقود — عرض وإدارة جميع العقود

التقارير — إحصائيات وتقارير شاملة

المستخدمون — للمدير ومن لديه الصلاحية

إدارة العقود

إنشاء عقد جديد

1اضغط على "العقود" في القائمة ثم "+ إنشاء عقد جديد".
2اختر قالب العقد المناسب من القائمة المنسدلة.
3أدخل بيانات العميل الكاملة (الاسم، الهاتف، المبلغ، مدة الشراكة…).
4اضغط أيقونة الكاميرا 📷 والتقط صورة حية للعميل أمامك.
5إذا كان جهاز البصمة متصلاً، اضغط "مسح البصمة" ✋ للعميل.
6اطلب من العميل التوقيع على لوحة التوقيع ثم وقّع أنت أيضاً.
7اضغط "حفظ العقد". يذهب العقد تلقائياً لحالة "بانتظار الموافقة".

تلقائياً: يحسب النظام تاريخ انتهاء العقد من مدة الشراكة التي اخترتها.

ألوان حالة تاريخ الانتهاء

🟢 أكثر من 30 يوم 🔵 15–30 يوم 🟡 4–14 يوم 🟠 3 أيام أو أقل 🔴 منتهي

الموافقة على العقد أو رفضه (للمدير)

1ابحث عن العقود ذات الحالة "بانتظار الموافقة".
2افتح التفاصيل وراجع البيانات.
3اضغط "✅ اعتماد" أو "❌ رفض" مع كتابة السبب.

العقود التي وافق عليها المدير تصبح مقفلة تلقائياً. لتعديلها، تواصل مع المدير.

توقيع المدير المفوّض

1افتح العقد بحالة "بانتظار توقيع المدير".
2اضغط "توقيع المدير" ووقّع على اللوحة.
3يصبح العقد نشطاً ومقفلاً.

المرفقات والوثائق

في صفحة تفاصيل العقد، انزل لأسفل للوصول إلى قسم المرفقات.

رفع مرفق

1اضغط زر "📎 رفع مرفق" الأزرق.
2اسحب وأفلت الملف أو اضغط لاختياره.
3أنواع مدعومة: PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX (حتى 10MB).
4أضف وصفاً اختيارياً ثم اضغط "رفع".

صورة البصمة الحيوية للعميل تُضاف تلقائياً إلى المرفقات عند إنشاء العقد.

حذف المرفق نهائي ولا يمكن التراجع عنه.

تواريخ الانتهاء والتنبيهات

النظام يُرسل تنبيهات تلقائية قبل انتهاء العقد:

30

يوماً — تذكير مبكر

14

يوماً — تنبيه

3

أيام — عاجل

1

يوم — عاجل جداً

لاستقبال التنبيهات على بريدك الإلكتروني، تأكد من إضافة إيميلك في ملفك الشخصي أو اطلب من المدير إضافته.

إدارة المستخدمين

هذا القسم للمدير أو من لديه صلاحية "إدارة المستخدمين" فقط.

إضافة مستخدم جديد

1اذهب إلى "المستخدمون" من القائمة.
2اضغط "+ إضافة مستخدم".
3أدخل: الاسم، البريد الإلكتروني، اسم المستخدم، كلمة المرور (6+ أحرف).
4حدد الدور (موظف / مدير) والفرع والصلاحيات.
5اضغط "💾 حفظ".

حقل البريد الإلكتروني مهم لاستقبال تنبيهات انتهاء العقود. يقبل أي نطاق (gmail.com, hotmail.com, alasafrygroup.com…).

قوالب العقود

القوالب هي النماذج الجاهزة لأنواع العقود المختلفة.

إنشاء قالب جديد

1اذهب إلى "القوالب" واضغط "+ إنشاء قالب".
2صمّم الحقول المطلوبة في مصمم النماذج.
3اضغط "نشر القالب".

تعديل قالب ينشئ نسخة جديدة (Version) منه. العقود القديمة لا تتأثر.

التقارير

صفحة التقارير تعرض:

📊 إجمالي العقود حسب الحالة (مسودة، نشطة، مرفوضة، منتهية)
💰 إجمالي مبالغ الشراكات
🏢 العقود حسب الفرع ومدة الشراكة
📋 جدول تفصيلي بجميع العقود

يمكنك الفلترة حسب: الفرع، المدة، الحالة، تاريخ الإنشاء.

سجل الأنشطة

يسجّل النظام كل إجراء يتم في النظام تلقائياً، بما في ذلك:

تسجيل الدخول والخروج
إنشاء / تعديل / حذف العقود
الموافقات والرفض
رفع وتحميل وحذف المرفقات
تنبيهات انتهاء العقود

سجل الأنشطة يُستخدم للتدقيق والمراجعة القانونية في حال النزاع.

الإعدادات والفروع

للمدير فقط. من هذا القسم يمكن:

🏢 إضافة فروع جديدة للشركة أو حذف فروع قائمة.
⚙️ تعديل إعدادات النظام العامة (اسم الشركة، بيانات العقود).

النسخ الاحتياطي والاستعادة

هذا القسم للمدير الأعلى فقط. الاستعادة الخاطئة قد تؤدي إلى فقدان بيانات.

إنشاء نسخة احتياطية

1اذهب إلى "النسخ الاحتياطي".
2اضغط "إنشاء نسخة احتياطية جديدة".

الاستعادة

1اضغط "♻️ استعادة" بجانب النسخة المطلوبة.
2أدخل كلمة مرور المدير للتأكيد.
3انتظر اكتمال العملية.

التحقق من العقد (QR Code)

كل عقد يحتوي على QR Code فريد يمكن للعميل مسحه للتحقق من صحة عقده.

1امسح الـ QR Code بأي هاتف ذكي.
2ستُفتح صفحة تعرض: رقم العقد، اسم العميل، تاريخ التوقيع، حالة العقد.
3✅ "العقد موثّق وصحيح" أو ❌ "غير موجود".

صفحة التحقق لا تعرض أي بيانات مالية أو حساسة — فقط تأكيد الوجود.

جدول الصلاحيات

الصلاحية	المدير	الموظف
عرض العقود	✅ الكل	فرعه فقط
إنشاء عقد	✅	✅
تعديل عقد	✅	قبل القفل
حذف عقد	✅	❌
الموافقة / الرفض	✅	❌
توقيع المدير	✅	❌
رفع / تحميل مرفقات	✅	✅
حذف مرفقات	✅	مرفقاته فقط
إدارة القوالب	✅	حسب الصلاحية
إدارة المستخدمين	✅	حسب الصلاحية
سجل الأنشطة	✅	حسب الصلاحية
الإعدادات	✅	❌
النسخ الاحتياطي / الاستعادة	✅	❌

الأسئلة الشائعة

❓ لا أستطيع تسجيل الدخول

كلمة المرور خاطئة أو الحساب معطل. تواصل مع المدير لإعادة تعيين كلمة المرور أو تفعيل الحساب.

❓ العقد لا يُعدَّل

العقد مقفل بعد موافقة المدير. تواصل مع المدير لفتح العقد أو إنشاء عقد تعديل (Amend).

❓ البصمة لا تعمل

1. تأكد من توصيل جهاز ZKTeco بالـ USB.
2. تأكد من تشغيل برنامج biometric_agent.
3. أعد تحديث الصفحة وجرب مرة أخرى.

❓ الكاميرا لا تعمل

المتصفح لم يُمنح إذن الكاميرا.
1. اضغط على 🔒 في شريط العنوان.
2. امنح الإذن للكاميرا.
3. أعد تحديث الصفحة.

❓ لم أتلق تنبيه انتهاء العقد

إيميلك غير مُسجَّل في حسابك. اطلب من المدير إضافة إيميلك من صفحة "المستخدمون".

❓ صفحة بيضاء أو خطأ في النظام

1. اضغط Ctrl + F5 لتحديث الصفحة وإلغاء الكاش.
2. إذا استمرت المشكلة، تواصل مع المسؤول التقني.

دليل المستخدم الشامل 📋